Suministros de oficina: papel, tóner, bolígrafos, carpetas, etc. – son uno de los pocos gastos en los que casi todas las organizaciones incurren. No importa si usted es una organización sin fines de lucro, con fines de lucro, del sector público, grande o pequeña – lo más probable es que necesite comprar suministros para apoyar sus operaciones.
Esta necesidad tan extendida y común ha dado como resultado que no haya escasez de fuentes para este tipo de suministros. Puedes encontrar un removedor de grapas en casi todas las tiendas de la esquina, sin importar las grandes cadenas de venta al por menor. Para las necesidades típicas de la oficina, cualquier número de proveedores comerciales, grandes o pequeños, le entregarán directamente a su escritorio.
Y ciertamente sería difícil encontrar un programa de compras en grupo sin algún tipo de oferta de material de oficina. Los suministros de oficina son una simple necesidad de funcionamiento de casi cualquier organización y hay un montón de proveedores que están dispuestos a satisfacer esa necesidad.
Sin embargo, argumentaríamos que la selección de la mejor fuente de suministro y la decisión de cómo comprar estos productos no es tan simple como parece. Dada la cantidad de dinero gastado en estos suministros – los cálculos oscilan entre 300 y 1.200 dólares por empleado al año – se podría considerar prestar un poco más de atención a esta área de gasto aparentemente inocua.
Con ese fin, aquí hay algunos puntos a considerar cuando esté ponderando sus presupuestos de gastos. Esperamos que algunos de estos consejos le ayuden a ahorrar un valioso espacio en su presupuesto… ¡y quizás le hagan pensar más estratégicamente en los suministros de oficina!
Sepa en qué se está gastando su dinero
Parece obvio, ¿verdad? La realidad es que las organizaciones a menudo se sorprenden al descubrir lo poco que saben acerca de dónde se asigna su presupuesto de suministros de oficina. Esto implica saber dónde se está gastando el dinero, y suele ser una combinación de muchas fuentes: tiendas minoristas, en línea, proveedores comerciales y gastos personales. Una rápida revisión de sus registros de cuentas por pagar debería darle una mejor idea de qué fuentes representan una parte significativa de su gasto total en suministros de oficina.
Recomendamos el uso de un socio de suministros de oficina establecido y orientado al servicio. Una empresa de renombre ofrecerá una amplia selección de productos, herramientas de compra en línea, plazos de entrega cortos, capacidad de informe y gestión de cuentas para apoyar todas sus necesidades, manteniendo al mismo tiempo los costos manejables.
Entienda lo que está comprando
Esto empieza por tener claro lo que consideras que está incluido en el «material de oficina». Muchas organizaciones incluyen la limpieza básica de la oficina, la cocina y otros productos de limpieza en el presupuesto de suministros de oficina, y los proveedores se han apresurado a incluir esas líneas de productos en su discurso de venta. La mayoría de las veces, los suministros de oficina incluyen artículos consumibles muy usados como papel, tóner/tinta, bolígrafos, lápices, grapas y carpetas.
También suele incluir equipo y accesorios de oficina comunes, como papeleras, grapadoras, contenedores y aparatos de tecnología sencilla. Algunas organizaciones incluso incluyen artículos raramente comprados pero de gran valor, como muebles de oficina, estanterías y productos informáticos más caros como teclados y monitores.
Comprender la naturaleza de lo que compras te ayudará a pensar en la mejor manera de enfocar la compra de estos diferentes tipos de artículos. Por ejemplo Selfpaper vender algunos artículos de uso común y considere la posibilidad de probar productos genéricos/sin marca que a menudo tienen una calidad similar a un precio mucho más bajo. Trabajar con su proveedor para obtener una cotización para una compra única de alto costo podría ser el mejor enfoque para necesidades más ocasionales como muebles de oficina, materiales impresos o tecnología, en lugar de comprar simplemente de un catálogo.