Todos han experimentado el agotamiento de los suministros. A veces, sucede en el peor momento: Cuando necesitas imprimir ese informe de inmediato pero la impresora se ha quedado sin tinta; cuando acabas de derramar agua por todo el ordenador y no tienes toallas de papel; cuando acabas de ofrecer café a un cliente de visita, entonces te das cuenta de que no queda nada en la sala de descanso. Tener todo lo que necesitas, cuando lo necesitas, es parte de lo que mantiene tu lugar de trabajo funcionando sin problemas.
Aquí hay algunos consejos de organización de la oficina para asegurar que nunca te quedes corto:
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Audite sus suministros y uso actuales
La organización de la oficina comienza con la realización de un inventario de lo que ya tienes, mientras que se obtiene una clara comprensión de la cantidad de ese inventario que vas a utilizar y en qué línea de tiempo. Puede ser valioso auditar sus principales consumibles, como la tinta, el papel y el material de oficina, antes de poner en marcha cualquier plan de inmediato. En el lapso de un mes, mida cuánto de cada suministro usa su personal. Eso le ayudará a saber la cantidad aproximada que necesita tener a mano en un momento dado.
Crear una lista de pedido maestra
Después de que seas consciente de cuánto usas y de lo que realmente tienes disponible, es el momento de hacer una lista detallada y organizada de los suministros aprobados por la compañía. No olvides indicar la marca, el número de artículo o cualquier otra información relevante para facilitar los pedidos en el futuro. Para ahorrarse trabajo adicional, anote sus existencias actuales y pida a los empleados que indiquen en la lista si utilizan alguno de los artículos. Además, pídales que hagan pedidos si saben que necesitarán algo extra o un artículo a granel.
Si desea pueda poner su estantería de servicio en un sitio web como hipermaterial para que los clientes de todas partes los vean.
Establezca una ubicación para sus existencias
La forma más fácil de llevar un registro de sus suministros es almacenarlos en un lugar central. Si el espacio del armario es limitado, compra un armario para los suministros de desbordamiento – esto es especialmente útil si compras a granel para aprovechar los descuentos. Luego, organícese con la colocación. Ponga juntos materiales similares y etiquete todo claramente. Esto le ayudará a escanear más fácilmente sus suministros y a hacer pedidos antes de que se le acaben los artículos.
Programe controles de rutina de las existencias
¿Quién va a estar a cargo de tu armario de acciones? Esta no es una tarea en la que todos en su oficina puedan ayudar, excepto para informar cuando se llevan los suministros. Asegúrate de designar a una persona que esté orientada a los detalles y sea capaz de asumir la tarea, y luego programa una revisión regular en su calendario. Dependiendo del uso, las revisiones semanales o mensuales de sus consumibles deberían ser suficientes para saber cuándo es el momento de hacer el pedido.
Reabastezca automáticamente sus suministros
Si quiere disminuir el trabajo que implica, considere un programa de auto-ganado. Los programas de auto-ganado de su proveedor pueden ayudarle a hacer los pedidos, sin que usted o alguien de su personal haga nada. Establezca un horario, y el café y el periódico llegarán regularmente, sin que tenga que hacer un pedido. También puede intentar utilizar productos inteligentes, como impresoras que realizan pedidos automáticamente cuando la tinta o el tóner llegan a un determinado nivel.