Los suministros de oficina como bolígrafos, lápices, tóner, papel y más, se vuelven caros con el tiempo. Para un nuevo negocio, es importante controlar el gasto en estos artículos diversos, de lo contrario, los beneficios se van por el desagüe cuando no lo haces. Ya sea que se trate de gastos menores o mayores, los costos se suman rápidamente y rompen el presupuesto.
Aquí tienes algunos consejos sobre cómo administrar tu inventario de artículos de oficina para evitar que se convierta en un problema.
Crear un sistema de solicitud
Si bien es probable que haya un almacén dedicado (o al menos un gabinete) a los suministros de oficina y venta de material oficinas, no todo el mundo debería tener acceso a él. El acceso abierto conduce al despilfarro cuando el personal piensa que no es responsable de lo que toma y usa. En lugar de ello, hay que ponerlos bajo llave para evitar que los miembros del personal entren y tomen lo que quieran.
Crear un sistema de solicitud donde se debe presentar un formulario al gerente de la oficina para solicitar lo que se necesita. Esto evita que los suministros desaparezcan, hace que el personal se lo piense dos veces antes de obtenerlos porque su nombre está en la solicitud, y crea un registro permanente de las solicitudes también.
Si más tarde hay un problema con los costosos suministros de oficina, se puede hablar con cada uno de los miembros del personal para entender mejor por qué los consumen tan rápido.
Mantener todo organizado
Cuando se piden demasiados suministros, todo puede empezar a mezclarse. Entonces es más difícil hacer una toma de inventario en un momento posterior. También es más difícil encontrar lo que buscas al completar un pedido para entregarlo a un miembro del personal.
Agrupa los artículos similares para que sean más fáciles de encontrar. Por lo tanto, los artículos como los diferentes tipos de papel deben estar ubicados cerca. Esto hace que sea más rápido completar un pedido de un bloc de notas y algo de papel suelto porque todo está cerca.
Planificar cuándo volver a pedir los suministros
Cuando rastreas lo que queda de los suministros de oficina y estableces un nivel de reordenación conveniente para cada artículo, entonces puedes disparar cuándo hacer un nuevo pedido.
Para determinar los niveles correctos de reordenación, tenga en cuenta la frecuencia con la que se utilizan ciertos artículos para ver lo rápido que se agotarán. Un suministro existente limitado puede estar bien durante varios meses de un tirón, mientras que otros artículos se agotan mucho antes. Considere si asegurar el artículo es más difícil si es inusual, con retrasos en los tiempos de abastecimiento, y también tenga en cuenta el tiempo de entrega. No espere hasta que las existencias sean demasiado bajas para hacer un pedido para mantener el artículo en stock, porque el personal se quejará cuando no pueda obtener inmediatamente los suministros que necesita.
Gestión del inventario
La gestión del inventario puede hacerse mediante un software o a través de una hoja de cálculo. El uso de software de inventario es más útil para hacer el inventario de existencias, gestionar los suministros y establecer los disparadores para los artículos individuales de las existencias. Esto puede crear alertas a través del software de escritorio y a menudo también con mensajes SMS para alertar al gerente de la oficina de que un artículo necesita ser ordenado.
También se puede utilizar una hoja de cálculo como Google Sheets para enumerar los artículos de stock, su nivel actual y qué número es el punto de activación. Configure una columna en la hoja de cálculo que destaque cuando uno de los artículos de stock esté por debajo del nivel recomendado. No es tan eficiente ni conveniente, pero para las empresas más pequeñas que no utilizan muchos suministros ni quieren el gasto del software, es una solución factible.
La gestión del inventario no es muy difícil, pero lleva tiempo hacerlo bien. Si se siguen procedimientos sensatos y se hace un buen seguimiento, es completamente evitable que se agoten ciertos artículos de las existencias. Aunque no recibirás muchos elogios por hacerlo, ciertamente evita recibir quejas.